Ochrona sygnalistów: Co przewiduje projekt ustawy i jak wpłynie on na polskie przedsiębiorstwa?

Projekt Ustawy o sygnalistach w Sejmie

17 kwietnia 2024 do Sejmu trafił rządowy projekt Ustawy o ochronie sygnalistów. Ustawa ma na celu wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Szeroki zakres koniecznych do wdrożenia regulacji, wpłynął na decyzję rządu o implementacji zapisów dyrektywy w odrębnej, kompleksowej ustawie, jednak prace legislacyjne są mocno spóźnione, jako że termin na implementacje upłynął 17 grudnia 2021 r.

Ustawa reguluje m.in. warunki objęcia ochroną oraz środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa, zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych, zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu oraz przyznaje odpowiednie w tym zakresie zadania Rzecznikowi Praw Obywatelskich oraz organom publicznym.

Definicja sygnalisty

Ustawa o sygnalistach wprowadza do polskiego porządku prawnego definicje sygnalisty.
Zgodnie z projektem jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Oznacza to, że przewidziane w ustawie gwarancje i środki prawne będą przysługiwały niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. W związku z tym, sygnalistą nie będzie już wyłącznie pracownik, ale również osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej (B2B, zlecenia), wspólnik, stażysta, praktykant oraz osoba, która nie nawiązała jeszcze stosunku pracy (przykładowo podczas procesu rekrutacji) lub której stosunek pracy ustał. Pełne wyliczenie potencjalnych sygnalistów znajduje się w art. 4 projektu ustawy.

Naruszenie prawa według ustawy

Zgodnie z projektem ustawy, przez naruszenie prawa rozumie się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in.:

• prawa pracy;
• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• ochrony środowiska;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Co więcej, w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawa przewiduje możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały wprowadzone przez dany podmiot. W związku z tym, zapisy ustawy będą miały zastosowanie do regulaminów wewnętrznych, układów zbiorowych pracy, czy do dokumentacji wdrażającej RODO.

Ochrona sygnalisty

Warunkiem przyznania ochrony będzie podsiadanie uzasadnionej podstawy, aby sądzić, że „informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa” (art. 6 projektu ustawy). Dodatkowo konieczne będzie również zachowanie odpowiedniego trybu, tj. dokonanie zgłoszenia z wykorzystaniem przewidzianych w tym zakresie kanałów zgłoszeń, bądź zachowanie zasad ujawnienia publicznego.

Ustawa wprowadza ogólną zasadę ochrony oraz zakazuje podejmowania jakichkolwiek działań
odwetowych od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przez sygnalistę. Na gruncie
ustawy zakazane będzie m.in.:

• niekorzystne traktowanie osoby zgłaszającej w jakiejkolwiek formie lub sposób;
• dochodzenie odpowiedzialności za szkodę poniesioną w związku z dokonanym zgłoszenie;
• wszczęcie oraz prowadzenie postępowania dyscyplinarnego przeciwko takiej osobie;
• odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnień (zezwoleń, koncesji, ulgi) z powodu zgłoszenia.

Sankcja bezskuteczności czynności prawnej będzie groziła za działania, takie jak jednostronne rozwiązanie stosunku prawnego, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia towarów lub usług, podjęte w związku z dokonaniem zgłoszenia.

Postanowienia umów o prace lub innych czynności cywilnoprawnych w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia, będą nieważne. Sygnalista natomiast będzie się cieszył szeroką ochroną podczas ewentualnego postępowania sądowego prowadzonemu przeciwko niemu. Podobna ochrona będzie przysługiwać również osobom pomagającym przy dokonywaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym ze zgłaszającym.

Procedura zgłaszania

Ustawa przewiduje 2 tryby zgłaszania naruszeń przez sygnalistę:

• za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeń utworzonych przez podmioty prywatne oraz publiczne,
• za pomocą zewnętrznych kanałów zgłoszeń do odpowiednich organów państwa oraz za pomocą ujawnienia publicznego.

Ustawa określa procedury oraz rozwiązania organizacyjne związane z tworzeniem wewnętrznych i
zewnętrznych kanałów przeznaczonych do zgłaszania naruszeń. Zapewnienie właściwej organizacji przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, jak również ochrona poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, będzie należeć do obowiązków pracodawcy.

Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń będą miały podmioty sektora
publicznego i prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników (wyjątek stanowią podmioty działające w sektorze finansowym). Dla pozostałych podmiotów utworzenie takich kanałów będzie miało charakter fakultatywny.

W przypadku braku ustanowienia wewnętrznych kanałów, sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów lub w drodze ujawnienia publicznego.

Sankcję

Projekt ustawy przewiduję również sankcję karne w postaci kary grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech, za nieustanowienie wewnętrznej procedury lub systemu przyjmowania od sygnalistów zgłoszeń o nieprawidłowościach lub w sytuacji, gdy ustanowiona procedura jest niezgodna z postanowienia projektowanej ustawy.

Odpowiedzialność karna grozi również sygnaliście za ujawnienie nieprawdziwych informacji oraz na osobach, które utrudniają dokonanie zgłoszenia, podejmują działania odwetowe wobec sygnalisty, bądź naruszają obowiązek zachowania poufności.

Nowe zadania Rzecznika Praw Obywatelskich

Na gruncie ustawy funkcję instytucji centralnej będzie pełnił Rzecznik Praw Obywatelskich. Do jego zadań będzie należało m.in. wsparcie i udzielenie niezbędnych informacji sygnalistom oraz przyjmowanie tzw. zgłoszeń zewnętrznych, dokonanie ich wstępnej weryfikacji, a następnie przekazanie ich do odpowiedniej instytucji. Zadania przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych będą mogły realizować z własnej inicjatywy także inne organy publiczne, przede wszystkim w dziedzinach pozostających w zakresie ich działania.

Skutkiem zgłoszenia może być zatem postępowanie kontrolne, wyjaśniające, niekiedy złożenie zawiadomienia o przestępstwie lub jakiekolwiek inne postępowanie regulowane przepisami prawa.

Ujawnienie publiczne

Ujawnieniem publicznym będzie szeroko rozumiane podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, z zastrzeżeniem ujawnienie informacji bezpośrednio do prasy nie będzie podpadało pod regulacje ustawy. Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z ustawą osoba dokonująca ujawnienia publicznego będzie chroniona, pod warunkiem dokonania w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego (lub od razu zgłoszenia zewnętrznego) oraz, jeżeli w związku ze zgłoszeniem, nie spotka się z podjęcia w terminie odpowiednich działań (choć i od tej zasady ustawa przewiduje pewne wyjątki).

Podsumowanie

Projekt ustawy w sposób kompleksowy określa status prawny osoby zgłaszającej naruszenie prawa – sygnalisty, zakres i definicje naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu, warunki objęci ochroną osób dokonujących zgłoszenia, obowiązek oraz procedury ustanowienia wewnętrznych oraz zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń oraz działań następczych w związku ze zgłoszeniami, instytucje ujawnienia publicznego, oraz zadania instytucji centralnej.

W związku ze znacznym opóźnieniem się polskiego prawodawcy z wdrożeniem unijnej dyrektywy, można spodziewać się, że ustawa wkrótce wejdzie w życie. Warto już teraz wdrożyć odpowiednie procedury oraz dokumenty spełniające obowiązki nałożone przez ustawę, w celu uniknięcia narażenia się na dotkliwe sankcje prawne.