Najczęstsze błędy popełniane przy zawieraniu umów

Zawieranie umów jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy. Niestety często zdarza się, że błędy popełnione na etapie zawierania umowy z kontrahentem narażają potem firmę na duże koszty. Z tego powodu powinniśmy bardzo uważać na etapie negocjacji, aby zapewnić sobie dobre warunki współpracy, które nie utrudnią nam w przyszłości funkcjonowania. W tym artykule poruszymy najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców w umowach i najważniejsze aspekty, na które należy zwracać uwagę.

Reprezentacja

Aby umowa chroniła nasze interesy przede wszystkim musi być ważna i skuteczna. W tym celu musi zostać podpisana przez właściwe osoby, które mogą reprezentować firmę. Nie jest to normalnie problem w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, jednak gdy prowadzimy firmę w formie spółki prawa handlowego powinniśmy uważać na to, kto podpisuje umowy.

Zazwyczaj sposób reprezentacji określa umowa spółki (bądź jej statut w przypadku spółki akcyjnej). To tam możemy zajrzeć w razie wątpliwości. W przypadku spółek kapitałowych bardzo często umowa lub statut spółki przewiduje bardziej surowy sposób reprezentacji w przypadku szczególnych transakcji (częstym zabiegiem jest konieczność uzyskania zgody Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej na zaciągnięcie zobowiązań powyżej pewnej kwoty). Na te postanowienia trzeba bardzo uważać! Jeśli w umowie spółki nie znajdziemy takich postanowień powinniśmy zajrzeć do Kodeksu Spółek Handlowych i znaleźć przepisy ogólne, które określą kto może reprezentować naszą spółkę.

Z drugiej strony istotne jest ustalenie kto może reprezentować naszego kontrahenta. Nie chcemy przecież, przykładowo, wyprodukować dużej ilości towaru tylko po to, żeby okazało się, że umowa jest nieważna, a kontrahent naszego towaru jednak nie kupi. Przydatny jest wówczas Krajowy Rejestr Sądowy, w którym możemy zawsze sprawdzić jak powinien być reprezentowany nasz kontrahent. W tym zakresie chroni nas domniemanie, że dane ujawnione w KRS, w tym informacja o reprezentacji, są prawdziwe.

Kary umowne

W umowach, szczególnie między przedsiębiorcami, bardzo często zastrzega się kary umowne. Na tą część umowy trzeba bardzo uważać, gdyż powodują one, że ewentualne niedotrzymanie jej może stać się bardzo kosztowne. Bardzo często przedsiębiorcy pobieżnie tylko czytają te zapisy, co następnie prowadzi do konieczności zapłacenia drakońskich kar, które potrafią nawet przekroczyć wartość całej umowy. Najlepiej przed podpisaniem umowy spróbować orientacyjnie wypisać sobie co może pójść nie tak (np. w razie problemów jak bardzo możemy się spóźnić z wydaniem klientowi gotowego towaru) i obliczyć ile w takim wypadku musielibyśmy zapłacić. Kary umowne zwykle można negocjować!

Z drugiej strony, jeśli kara umowna jest zastrzeżona na naszą korzyść to musi zabezpieczać nasze interesy. Dlatego trzeba ustalić ją na takim poziomie, żeby w razie niedotrzymania warunków umowy rekompensowała nam nasze straty. Ważne jest też wyraźne zapisanie w umowie, że możemy dochodzić odszkodowań przekraczających jej wysokość, na wypadek gdyby nasze szkody wynikające z umowy okazały się wyższe niż przewidywaliśmy.

Częstym błędem przy zastrzeganiu kary umownej jest zastrzeżenie jej na wypadek braku zapłaty . Jako, że Kodeks cywilny przewiduje karę umowną tylko dla zobowiązań niepieniężnych taka kara umowna będzie nieważna. Jeśli chcemy zabezpieczyć zobowiązanie kontrahenta do zapłaty możemy na przykład ustalić w umowie, że za opóźnienie dolicza się odsetki o określonej wysokości, uważając, żeby nie przekroczyć odsetek maksymalnych przewidzianych w kodeksie cywilnym.

Odpowiedzialność

Bardzo ważne w umowie są również zapisy o odpowiedzialności. Ich złe skonstruowanie może narazić nas na roszczenia kontrahenta wynikające z rzeczy, na które faktycznie nie mieliśmy wpływu. Często istotne jest ograniczenie odpowiedzialności do konkretnych sytuacji, które na pewno są od nas zależne. Co więcej, dla właściwego zabezpieczenia się, powinniśmy w umowie ustalić limit, powyżej którego nie odpowiadamy za szkody z niej wynikłe. Dzięki temu, nawet jeśli coś pójdzie nie tak i będziemy musieli zapłacić kontrahentowi, to taka sytuacja nie zrujnuje naszej firmy. Przydatne jest także zawarcie w umowie tzw. Klauzuli salwatoryjnej, czyli postanowienia „ratującego” umowę w razie gdyby jej poszczególne fragmenty okazały się wadliwe.

Obowiązywanie umowy

Często przedsiębiorcy zapominają, że każda współpraca kiedyś się kończy. Właśnie dlatego umowa powinna przewidywać odpowiednią procedurę jej rozwiązania lub wypowiedzenia. Bardzo często zasady kodeksowe nie są wystarczające do zabezpieczenia interesu kontrahentów. Jeśli umowa będzie zawarta na czas nieokreślony to zgodnie z Kodeksem cywilnym może być wypowiedziana na miesiąc naprzód (w pierwszym roku obowiązywania). W przypadku, gdy firma musi dla konkretnego zamówienia przeorganizować całą produkcję taka konstrukcja nie zabezpiecza jej wystarczająco – nie opłaca się takiej rzeczy robić, jeśli współpraca nie potrwa wystarczająco długo. Z tego powodu ważne jest, żeby zapisać w umowie konkretne sytuacje kiedy umowa może zostać rozwiązana razem z czasem, po którym można ją rozwiązać i okresem jej wypowiedzenia. Należy zaznaczyć także, że na mocy zasad kodeksowych umowa na czas określony nie może być wypowiedziana! Jeśli chcemy zostawić sobie możliwość wcześniejszego zakończenia takiej współpracy musimy w umowie jasno zapisać taką możliwość!

Co więcej nikt nie chce utknąć w złej współpracy. Dlatego w umowie powinno się przewidzieć możliwość jej rozwiązania, w razie gdyby kontrahent opóźniał się ze spełnianiem swoich zobowiązań lub je łamał. Pozwoli to zminimalizować straty wynikające z umowy poprzez wcześniejsze zrezygnowanie ze współpracy, która się nie układa.

Siła wyższa

Na koniec jeszcze należy zwrócić uwagę na coś, co nabrało szczególnego znaczenia w czasie koronawirusa – siłę wyższą. Klauzula siły wyższej zabezpiecza nas na wypadek, gdyby szczególna sytuacja, której nie możemy zapobiec i której nie da się przewidzieć (taka jak na przykład epidemia, ale również powodzie, pożary, braki w dostawach prądu, susza czy jakiekolwiek tego typu wydarzenie) uniemożliwiła nam wykonanie umowy. Wprawdzie Kodeks cywilny w pewien sposób chroni nas w takich sytuacjach, jednak o wiele lepiej jest przewidzieć to już na etapie konstruowania umowy, żeby klauzulę siły wyższej napisać pod konkretny stosunek umowny i zapobiec długich i kosztownych dyskusji za pośrednictwem prawników jak należy do tej sytuacji zastosować zasady kodeksowe. Co więcej w umowie można zapisać przykładowy katalog wydarzeń, które zwalniają nas z odpowiedzialności za niewykonanie umowy. Dobrze zdefiniowana siła wyższa i dobrze skonstruowana procedura, do której trzeba się zastosować w razie jej wystąpienia może oszczędzić wielu nerwów i pieniędzy w wyjątkowych sytuacjach.

Pamiętajmy też, że przedstawione powyżej sytuacje są najważniejszymi elementami umów, na które trzeba zwracać uwagę, co nie znaczy, że są jedyne. Przed podpisaniem umowy pamiętajmy, żeby uważnie ją przeczytać, a nawet zwrócić się do prawnika, mogącego wyłapać potencjalne zagrożenia, które wynikną z umowy.