Regulacje dotyczące rady nadzorczej i innych organów spółek kapitałowych

Od dnia 13.10.2022 r. w kodeksie spółek handlowych obowiązują długo wyczekiwane normy
dotyczące prawa spółek. Jest to największa nowelizacja ksh od ponad 20 lat, a zakres zmian jest tak
szeroki, że może dotyczyć tak naprawdę każdego podmiotu – począwszy od niewielkich spółek
działających głównie w obszarze prawa e-commerce, kończąc na rozbudowanych koncernach. W
niniejszym opracowaniu omówione zostaną przepisy dotyczące nowych praw i obowiązków rad
nadzorczych. Ze względu na największą doniosłość praktyczną, zmiany przedstawione będą na
gruncie spółki akcyjnej.

I. RADA NADZORCZA

Z uwagi na to, że nowelizacja ksh uzasadniana była przede wszystkim potrzebą wzmocnienia nadzoru
korporacyjnego, należy zacząć od omówienia norm dotyczących tego organu.

1. Art. 382 § 3 i 3¹ ksh – uregulowanie szczególnych obowiązków rady nadzorczej;
   sprawozdanie rady nadzorczej
   Rada jest zobowiązana do sporządzenia i przedkładania walnemu zgromadzeniu sprawozdania.
   Sprawozdanie powinno zawierać m.in. wyniki ocen innych sprawozdań przedkładanych walnemu
   zgromadzeniu, ocenę sytuacji spółki czy ocenę sposobu przekazywania informacji radzie nadzorczej
   przez zarząd.
2. Art. 382 § 4 ksh – uszczegółowienie uprawnień nadzorczych
   Rada może badać dokumenty spółki, dokonywać rewizji jej majątku, żądać od określonych
   podmiotów wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki (lub
   spółki zależnej/powiązanej).
3. Art. 382¹ ksh – prawo do powołania doradcy rady nadzorczej
   Ustawodawca zdecydował się na przyznanie radzie samodzielnego prawa do skorzystania z usług
   podmiotu, który ma ją wspomóc w obowiązkach. Doradcą może być zarówno osoba fizyczna, jak i
   osoba prawna. W konkretnej sprawie doradcą może zostać więc np. kancelaria prawna, której
   głównym obszarem aktywności jest prawo medyczne lub specjalista w konkretnej dziedzinie, np.
   prawnik it.
   Rada może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki sprawy dotyczącej działalności spółki
   lub jej majątku. Doradca może zostać również wybrany w celu przygotowania analiz i opinii. Po
   podjęciu uchwały, do powołania konieczne jest zawarcie umowy. Co ważne, w tym zakresie zmieniają
   się reguły reprezentacji w spółce – w umowie z niezależnym ekspertem spółkę reprezentuje rada
   nadzorcza
   Na zarząd nałożono obowiązek zapewnienia doradcy dostępu do dokumentów oraz udzielania mu
   żądanych przez niego informacji, a doradca (a także osoba fizyczna wykonująca czynności w jego
   imieniu lub na jego rzecz) jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy niepublicznych informacji i
   dokumentów otrzymanych od spółki.
   Wyniki pracy doradcy mogą co do zasady zostać udostępnione akcjonariuszom. Decyzja o
   udostępnieniu oraz samo udostępnienie nie uchybia obowiązkom informacyjnym wynikających z
   przepisów szczególnych, np. z MAR.
   Spółka może skorzystać z klauzuli opt-out i całkowicie wyłączyć bądź ograniczyć prawo do
   skorzystania z usług doradcy.
4. Art. 384¹ ksh – zgoda rady nadzorczej na zawarcie transakcji ze spółką dominującą,
   spółką zależną lub spółką powiązaną
   Zawarcie przez spółkę akcyjną transakcji ze spółką dominującą, zależną lub powiązaną o określonej
   wartości co do zasady wymaga zgody rady nadzorczej.
   Przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na taką transakcję, zarząd udziela radzie informacji m.in.
   o przedmiocie i wartości transakcji.
   Znaczenie praktyczne zmniejsza § 4 tego przepisu wyłączający stosowanie go co do spółek
   giełdowych i spółek należących do grup spółek.
5. Art. 387¹ ksh – obowiązek lojalności członka rady nadzorczej wobec spółki
   Członek rady powinien dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności, być
   lojalnym wobec spółki oraz nie ujawniać jej tajemnic także po wygaśnięciu mandatu.
6. Art. 388 § 3¹ i § 5 ksh – jawność głosowań oraz sprzeczność interesów
   Głosowania rady nadzorczej co do zasady są jawne. Odesłanie z § 5 do art. 377 ksh dotyczy konfliktu
   interesów. Wobec tego, w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami określonych w tym
   przepisie podmiotów, członek rady powinien ujawnić sprzeczność i wstrzymać się od udziału w
   rozstrzyganiu takich spraw.
7. Art. 389 ksh – Posiedzenia rady nadzorczej
   Drobiazgowo uregulowano kwestie posiedzeń rady nadzorczej. Najważniejszą kwestią w tym zakresie
   jest wprowadzenie obowiązku zwoływania posiedzeń przynajmniej raz w każdym kwartale roku
   obrotowego.
8. Art. 390 ksh – Delegowanie członków rady wybranych grupami do czynności
   nadzorczych
   Zachowano istotę wcześniejszego brzmienia tego przepisu, jednakże dodano obowiązki zarządu
   dotyczące uprzedniego informowania delegowanych członków o każdym posiedzeniu zarządu.
   Delegowani członkowie mają także prawo podejmować indywidualne czynności nadzorcze z art. 382
   § 4 ksh, a więc mogą np. badać wszelkie dokumenty spółki.
9. Art. 390¹ i n. ksh – Delegowanie członków rady do samodzielnego pełnienia określonych
   czynności nadzorczych, możliwość ustanawiania komitetów
   Rada może delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności
   nadzorczych oraz ustanawiać komitety rady nadzorczej. Delegacja lub ustanowienie komitetu nie
   zwalnia jednak z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru. Delegowani członkowie oraz komitet
   co do zasady mogą podejmować czynności nadzorcze z art. 382 § 4 ksh. Przynajmniej raz na kwartał
   powinni oni udzielać informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych i ich wynikach.

II. ZARZĄD

1. Art. 370 § 3 ksh – wyjaśnienia byłego członka zarządu
   Były członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku sporządzania
   sprawozdań, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji oraz do udziału w walnym
   zgromadzeniu zatwierdzającym te sprawozdania, chyba że uchwała walnego zgromadzenia stanowi
   inaczej.
2. Art. 380¹ ksh – Obowiązek informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki
   Zarząd jest obowiązany do udzielenia radzie informacji m.in. o uchwałach zarządu, sytuacji spółki
   oraz istotnych zdarzeniach i okolicznościach. Statut może wyłączać albo ograniczać obowiązki
   informacyjne określone powyższe obowiązki informacyjne.