Umowa wdrożeniowa na system IT – kwalifikacja prawna, terminologia, harmonogram

Umowa wdrożeniowa należy do kluczowych kontraktów związanych z informatyzacją przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia zamawiającego, umowa ta reguluje kwestie dostarczenia i uruchomienia oprogramowania obsługującego określone procesy biznesowe. Takie ogólne ujęcie jest nieco uproszczone. W istocie bowiem wdrożenie systemu IT stanowi wieloetapowy proces, na który mogą składać się m.in.: analiza informatyczna, projektowanie i tworzenie oprogramowania, jego instalacja, uruchomienie, migracja danych czy integracja ze środowiskiem informatycznym. Oprócz tego, umowa wdrożeniowa może przewidywać dodatkowe usługi, jak asysta wdrożeniowa czy szkolenia użytkowników. Specyfika prac wykonywanych w ramach wdrożenia powoduje, że poszczególne umowy wdrożeniowe mogą się od siebie istotnie różnić. Niemniej jednak można wskazać pewne stałe elementy charakterystyczne dla tego rodzaju kontraktów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w trakcie procesu przygotowywania oraz negocjowania umowy. Niniejszy artykuł stanowi pierwszy z serii artykułów, których celem będzie syntetyczne zaprezentowanie tych elementów.

Kwalifikacja prawna umowy wdrożeniowej

Przed omówieniem kluczowych obszarów regulowanych przez umowę o wdrożenie systemu IT warto zastanowić się nad jej prawnym charakterem. W nauce prawa wyróżnia się zazwyczaj następujące typy umów:

• umowy nazwane – posiadające swoją szczególną regulację ustawową, np. umowa sprzedaży, umowa najmu, umowa o dzieło;
• umowy nienazwane – nieunormowane wprost w przepisach prawa – ich funkcjonowanie w obrocie prawnym oparte jest na zasadzie swobody umów;
• umowy mieszane – stanowiące rodzaj umów nienazwanych, które w swojej treści mogą zawierać zarówno elementy kilku umów nazwanych, jaki i nienazwanych.

Jak sygnalizowano już wyżej, umowa wdrożeniowa może obejmować różnego typu świadczenia. Niektóre z nich, ze względu na swój charakter, będą typowe dla określonego rodzaju umów przewidzianych przepisami. Przykładowo, przygotowanie dokumentu analizy przedwdrożeniowej będzie zwykle świadczeniem polegającym na osiągnięciu określonego rezultatu, co stanowi cechę specyficzną umowy o dzieło (regulowanej przepisami Kodeksu cywilnego). Z kolei zobowiązanie do przeprowadzenia szkoleń z zakresu oprogramowania będzie co do zasady stanowiło zobowiązanie starannego działania typowe dla umowy o świadczenie usług (do której mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o umowie zlecenia).  Powyższa okoliczność nie pozwala zakwalifikować umowy wdrożeniowej w całości do kategorii umów nienazwanych. Jednocześnie jednak prawo nie przewiduje typu umowy, który łączyłby w sobie ww. elementy, w związku z czym umowa wdrożeniowa nie stanowi również umowy nazwanej. Mając na uwadze powyższe, taki typ kontraktu należy przyporządkować do kategorii umów mieszanych.

Kwestia kwalifikacji prawnej umowy o wdrożenie sytemu IT znajduje swój wymiar praktyczny. Dotyczy to zwłaszcza wynagrodzenia, odpowiedzialności, jak również sposobu zakończenia współpracy. Obszary te są bowiem odmiennie uregulowane w różnych typach umów przewidzianych przez przepisy prawa. Tytułem przykładu można wskazać, że przy umowie o świadczenie usług typowym sposobem wcześniejszego zakończenia współpracy jest wypowiedzenie umowy. Wypowiedzenie wywiera skutki wyłącznie na przyszłość, tj. w jego wyniku dochodzi do rozwiązania umowy, w związku z czym strony nie mają obowiązku dalszego świadczenia. Tymczasem, w przypadku umowy o dzieło charakterystycznym sposobem wcześniejszego rozwiązania kontraktu jest odstąpienie od umowy, które wywołuje skutki także wstecz, tj. umowa traktowana jest jako niezawarta. Powoduje to nie tylko wygaśnięcie obowiązku dalszego świadczenia, lecz również skutkuje obowiązkiem zwrotu tego, co strony dotychczas otrzymały od siebie na podstawie umowy.

W związku z powyższym nasuwa się pytanie, które przepisy (dotyczące której umowy nazwanej) należy stosować do współpracy opartej na umowie o charakterze mieszanym? Kwestia ta jest kontrowersyjna i nie została jednoznacznie rozstrzygnięta w orzecznictwie sądów ani w literaturze prawniczej. Zasadne wydaje się przy tym zastosowanie reguły interpretacyjnej wyprowadzonej przez Sąd Najwyższy, zgodnie z którą, jeżeli w umowie mieszanej wyraźnie przeważa pewien rodzaj świadczenia, a jedynie świadczenia uboczne mają inny charakter, wówczas należy stosować przepisy dotyczące umowy nazwanej głównego typu. Natomiast, jeśli w umowie mieszanej połączone są w sposób równorzędny elementy różnych typów umów, to do każdego z tych elementów powinno stosować się przepisy dotyczące typu umowy nazwanej, dla którego elementy te są charakterystyczne. Warto przy tym pamiętać, iż dokonując powyższej kwalifikacji należy kierować się treścią art. 65 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przy interpretacji postanowień umowy należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Terminologia

Przechodząc do omawiania poszczególnych elementów umowy o wdrożenie systemu IT należy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na kwestie związane z terminologią. Prawidłowo skonstruowana umowa wdrożeniowa powinna posługiwać się jednolitą i precyzyjną siatką pojęć. Do najważniejszych terminów wymagających zdefiniowania należą m.in.:

• System/Oprogramowanie – umowa powinna zawierać dokładny opis oprogramowania będącego przedmiotem wdrożenia. Opis powinien uwzględniać funkcjonalności oprogramowania, a także jego parametry techniczne. Zwykle celowe jest odesłanie do załącznika o charakterze technicznym;
• Środowisko informatyczne – z treści umowy i związanych z nią dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, w jakim otoczeniu (sprzętowym, softwarowym) będzie funkcjonować wdrażane oprogramowanie. Postanowienia w tym zakresie stanowią zabezpieczenie dla obydwu stron umowy, ponieważ ustalają, z jakim sprzętem i oprogramowaniem ma współpracować przedmiotowy system. Doprecyzowanie zakresu środowiska IT stanowi istotny element wyznaczający granice odpowiedzialności wykonawcy, bowiem z reguły nie będzie on odpowiadał za nieprawidłowe działanie oprogramowania wynikłe z przyczyn tkwiących w elementach środowiska informatycznego zamawiającego;
• Błąd/Usterka – pojęcie to odgrywa kluczową rolę dla odpowiedzialności wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania umowy. Z reguły jest ono definiowane jako nieprawidłowe działanie oprogramowania. Wyznaczając zakres znaczeniowy tego pojęcia należy pamiętać o odesłaniu do wzorca prawidłowego funkcjonowania oprogramowania. Taki wzorzec może być określony przez dokumentację oprogramowania (np. specyfikacja techniczna). Kwestia ta ma szczególne znaczenie dla wykonawcy, bowiem pozwala ograniczyć jego odpowiedzialność. Opisanie błędu wyłącznie jako nieprawidłowego działania oprogramowania naraża wykonawcę na ryzyko roszczeń zamawiającego, związanych z każdym przypadkiem działania oprogramowania w sposób niezgodny z oczekiwaniami zamawiającego.

Termin wykonania prac

Kolejnym zasadniczym elementem kontraktu wdrożeniowego jest określenie horyzontu czasowego dla realizacji obowiązków stron. W większości projektów IT wskazane będzie ustalenie harmonogramu prac. Zasadność jego sporządzenia zależy od złożoności projektu i jego długotrwałości. Zakres prac realizowanych w ramach poszczególnych etapów powinien być dostosowany do uwarunkowań technicznych przedmiotu umowy i w związku z tym powinien być ustalany przy udziale personelu technicznego. W związku z przyjęciem harmonogramu, strony umowy wdrożeniowej powinny rozważyć również opisanie procedury zmiany terminów w nim przewidzianych. W szczególności, wskazane jest określenie okoliczności, które będą uzasadniały zmianę harmonogramu. Z punktu widzenia wykonawcy przydatne mogą okazać się także postanowienia umożliwiające jednostronną zmianę harmonogramu w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń, np. o charakterze siły wyższej.

Zakończenie

Kolejny artykuł, który ukaże się wkrótce, poruszy problematykę odbioru prac, zarządzania projektem, kwestie związane z wynagrodzeniem oraz odpowiedzialnością.