Najem okazjonalny to forma wynajmu mieszkania, która daje wynajmującemu realne narzędzie szybkiego odzyskania lokalu bez wieloletniego procesu o eksmisję. Jej siłą jest akt notarialny, w którym najemca z góry poddaje się egzekucji i wskazuje adres, pod który się wyprowadzi. Z tej konstrukcji może skorzystać wyłącznie osoba fizyczna wynajmująca mieszkanie prywatnie, nieprowadząca działalności gospodarczej w tym zakresie. Poniżej zostanie opisany mechanizm działania tej instytucji prawnej, komplet wymaganych dokumentów, koszty u notariusza oraz sytuacje, w których ta forma jest rekomendowana, a także takie, w których prowadzi w ślepą uliczkę.
Czym jest najem okazjonalny i jak działa?
Definicję zawiera art. 19a ust. 1 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Chodzi o umowę najmu lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, zawartą na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat, w formie pisemnej pod rygorem nieważności (por. art. 19a ust. 6 przedmiotowej ustawy) i z trzema obowiązkowymi załącznikami. Brak któregokolwiek z tych elementów nie powoduje nieważności stosunku najmu, ale pozbawia go statusu okazjonalnego i przywraca pełny reżim ochronny ustawy.
Przewaga tej formy ujawnia się na etapie odzyskiwania mieszkania. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy wynajmujący doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem poświadczonym urzędowo i wyznacza mu termin nie krótszy niż 7 dni. Jeżeli lokator się nie wyprowadzi, sąd nadaje klauzulę wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji – bez procesu o eksmisję i bez badania prawa do lokalu socjalnego. Z tytułem wykonawczym sprawa jest przekazywana do komornika, a całe postępowanie zamyka się zwykle w kilku miesiącach, nie w kilku latach.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?
Wynajmującym musi być osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Spółka, fundusz czy przedsiębiorca żyjący z obrotu mieszkaniami tej formy nie zastosują, dla nich ustawodawca przewidział najem instytucjonalny (art. 19f i następne). Umowa może być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie dziesięcioletni, z możliwością zawarcia kolejnej po upływie tego okresu.
W praktyce najczęściej sporządza się umowy roczne z opcją przedłużenia: taki schemat działania pozwala raz w roku zweryfikować najemcę i zaktualizować stawkę czynszu. Każda zmiana umowy oraz jej rozwiązanie wymagają formy pisemnej.
Najem okazjonalny – wymagania i niezbędne dokumenty
Umowa najmu okazjonalnego wywiera pełne skutki prawne tylko z pełnym kompletem załączników, dołączonych do niej najpóźniej przy podpisaniu. Art. 19a ust. 2 wymienia trzy dokumenty:
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu;
- wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji z konkretnym adresem, nie ogólną deklaracją;
- oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby mającej do niego tytuł prawny) o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego z podpisem poświadczonym notarialnie.
Poza tym kompletem warto sporządzić dwa dokumenty, które nie decydują o statusie umowy, ale przesądzają o jej użyteczności w sporze: protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i wyposażenia oraz potwierdzenie wpłaty kaucji. Kaucja w tej formie najmu nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu (art. 19a ust. 4) i podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego.
Odrębnym obowiązkiem jest zgłoszenie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Skutek uchybienia bywa opisywany zdawkowo, a jest poważny: ustawa wyłącza wtedy stosowanie art. 19c, a co najważniejsze art. 19d przedmiotowej ustawy, czyli dokładnie tego przepisu, na którym opiera się uproszczona egzekucja. Innymi słowy, umowa nie znika z obrotu prawnego, lecz niejako „zostaje zdegradowana” do zwykłego najmu na czas oznaczony, a akt notarialny o poddaniu się egzekucji staje się dokumentem bez mocy prawnej – odzyskanie lokalu wymaga wówczas pozwu o opróżnienie i wyroku. Terminu nie da się nadrobić późniejszym zgłoszeniem, dlatego datę wysyłki należy wpisać do kalendarza razem z datą wydania kluczy i zachować potwierdzenie nadania.
Zgłoszenie nie zastępuje rozliczenia podatku. Przychód z najmu prywatnego rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku i 12,5% od nadwyżki (por. art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – stan na 2026 r.). Warto dodać, że dla małżonków rozliczających się wspólnie, limit, powyżej którego przychody uznawane są za nadwyżkę, wynosi 200 000 zł rocznie, jeśli liczony wspólnie (wspólność majątkowa małżeńska).
Najem okazjonalny a notariusz – co i ile kosztuje?
Wizyta u notariusza dotyczy co do zasady jednego dokumentu. Sama umowa pozostaje umową pisemną – formy notarialnej wymaga oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, sporządzane w trybie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. To ten akt, nie umowa, jest tytułem egzekucyjnym, któremu sąd nadaje później klauzulę wykonalności, dzięki czemu tytuł egzekucyjny staje się następnie tytułem wykonawczym. Zgoda właściciela lokalu zastępczego wymaga jedynie poświadczenia podpisu, jeżeli wynajmujący tego zażąda – czynności zdecydowanie tańszej i szybszej.
| Czynność | Forma | Orientacyjny koszt (2026 r.) |
| Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji | akt notarialny (art. 777 § 1 pkt 4 KPC) | ok. 150-300 zł do max. 480, 60 zł – 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę w stosunku miesięcznym (por. poniżej) |
| Zgoda właściciela lokalu zastępczego | podpis poświadczony notarialnie | ok. 20-50 zł |
| Umowa najmu okazjonalnego | forma pisemna pod rygorem nieważności, bez udziału notariusza | bez obowiązkowych opłat notarialnych |
| Wypis aktu notarialnego | odpis dla stron | ok. 6-8 zł za stronę |
Podane widełki odpowiadają stawkom obserwowanym w krakowskich kancelariach notarialnych w 2026 r.; natomiast górną granicę wyznacza art. 19a ust. 7 przedmiotowej ustawy, wedle którego, wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy, w którym poddał się egzekucji i zobowiązał do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207). Rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1566) stosuje się jedynie pomocniczo (np. w celu określenia stawki za wypisy aktu notarialnego). Do powyższych stawek notariusz dolicza jeszcze wartość podatku VAT. Warto wspomnieć, że jeśli wynajmujący wymaga dodatkowego aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do zapłaty czynszu, taksa za to drugie oświadczenie jest liczona standardowo od kwoty zaległości (według rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r., o którym mowa wyżej) i znacząco podnosi koszt.
Przepisy nie rozstrzygają, kto ten koszt ponosi – strony ustalają to same, a milczenie umowy bywa źródłem sporu przy podpisaniu. Rekomendujemy zatem wpisanie podziału kosztów wprost do umowy: najczęściej płaci najemca, bo oświadczenie składa w swoim imieniu. Projekt umowy warto przesłać notariuszowi przed wizytą, bo oświadczenie musi się z nią zgadzać co do stron, adresu lokalu i terminu obowiązywania.
Najem okazjonalny a zwykły najem – czym się różnią?
Oba stosunki najmu opierają się na tej samej umowie o oddanie lokalu do używania w zamian za czynsz. Różnice dotyczą tego, co dzieje się, gdy najemca przestaje płacić i nie chce się wyprowadzić.
| Kryterium | Najem okazjonalny | Zwykły najem |
| Odzyskanie lokalu | klauzula wykonalności na akcie notarialnym, bez procesu (trzeba jednak pamiętać, że za wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności również trzeba zapłacić – koszt wynosi 50 zł, wedle art. 71 pkt 1 Ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) | pozew o opróżnienie lokalu i wyrok sądu |
| Notariusz | wymagany dla oświadczenia najemcy | niepotrzebny |
| Zgłoszenie do US | obowiązkowe w 14 dni (art. 19b) | brak takiego obowiązku |
| Lokal zastępczy | najemca musi wskazać adres | nie jest wymagany |
| Ochrona zimowa (1 XI-31 III) | wyłączona (art. 19e) | obowiązuje |
| Kaucja | do 6-krotności czynszu | do 12-krotności czynszu |
| Czas trwania | oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat | oznaczony lub nieoznaczony |
| Kto wynajmuje | osoba fizyczna poza działalnością w zakresie wynajmowania lokali | także firmy i przedsiębiorcy |
Sens tej różnicy sprowadza się do wymiany: ustawodawca zdejmuje z wynajmującego ciężar procesu, żądając w zamian dyscypliny formalnej na starcie. Zwykły najem zawiera się szybciej i nie wymaga współpracy najemcy ani osoby trzeciej, ale przy lokatorze, który zajmuje mieszkanie bez płacenia, samo uzyskanie wyroku o opróżnienie lokalu potrafi zająć ponad rok, a między 1 listopada a 31 marca komornik i tak nie wykona eksmisji bez lokalu zastępczego (por. art. 16 przedmiotowej ustawy). Natomiast art. 19e wyłącza wobec najmu okazjonalnego większość przepisów ochronnych ustawy, w tym okres zimowy i obowiązek zapewnienia lokalu socjalnego.
Warto także wspomnieć o obowiązkach najemcy, które wynikają z art. 19a ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Wedle tego przepisu, w razie utraty możliwości zamieszkania w lokalu zastępczym, najemca jest obowiązany w terminie 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu wskazać inny lokal, w którym mógłby zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, oraz przedstawić oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w tym lokalu, a to pod rygorem wypowiedzenia umowy najmu.
Kiedy warto skorzystać z najmu okazjonalnego?
Tę formę rekomendujemy, gdy wynajmują Państwo mieszkanie najemcy bez sprawdzonej historii płatniczej, gdy lokal stanowi istotną część Państwa majątku albo gdy konieczność spłacania rat kredytowych wymaga cyklicznych przychodów z czynszu. Koszt oświadczenia notarialnego i godzina formalności są nieproporcjonalnie małe wobec ryzyka, które zdejmują.
Kiedy lepiej zostać przy zwykłym najmie?
Realna bariera to wskazanie lokalu zastępczego. Najemca, który nie ma w Polsce rodziny ani znajomych gotowych podpisać zgodę – najczęściej cudzoziemiec, student z zagranicy, osoba po rozstaniu – nie skompletuje tego załącznika, a zgoda „życzliwego” właściciela z drugiego końca kraju bywa fikcją, która może nie przetrwać weryfikacji przy nadawaniu klauzuli wykonalności. W takiej sytuacji uczciwiej postawić na zwykły najem na czas oznaczony z kaucją w górnej granicy, twardym harmonogramem płatności i rzetelnym protokołem zdawczo-odbiorczym, niż budować zabezpieczenie na oświadczeniu, którego nie da się wykonać. Z najmu okazjonalnego nie skorzysta również wynajmujący, który traktuje mieszkania jako działalność gospodarczą – jego ścieżką jest najem instytucjonalny.
Z naszego doświadczenia większość problemów nie wynika z samej konstrukcji, lecz z niespójności dokumentów: inny adres w umowie i w oświadczeniu, brak zgody właściciela lokalu zastępczego, zgłoszenie do urzędu skarbowego wysłane po terminie. Jeżeli przygotowują Państwo pierwszą taką umowę albo przejmują Państwo mieszkanie po poprzednim najemcy, warto skonsultować treść umowy z naszym zespołem – oferujemy również wsparcie prawne przy wynajmie i transakcjach nieruchomościowych, od weryfikacji załączników po prowadzenie egzekucji.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. Stan prawny: sierpień 2026 r. Ocena konkretnej umowy wymaga analizy dokumentów – zapraszamy na konsultację.
