Jawność wynagrodzeń. Rewolucja w Kodeksie Pracy od 24 grudnia 2025 r.

Wprowadzenie

24 grudnia 2025 roku to data, którą każdy pracodawca i ubiegający się o pracę powinien zaznaczyć w kalendarzu. Tego dnia w życie wejdzie nowelizacja Kodeksu Pracy, wprowadzająca istotne zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń już na wczesnym etapie rekrutacji. Głównym celem tych regulacji jest nałożenie na pracodawców nowych obowiązków informacyjnych dotyczących proponowanego wynagrodzenia, co ma przyczynić się do zwiększenia przejrzystości rynku pracy, skuteczniejszego wzmacniania równości płci oraz aktywnego przeciwdziałania dyskryminacji w procesie zatrudniania. Nowe przepisy mają również za zadanie chronić prywatność kandydatów, zakazując zbierania informacji o ich dotychczasowych zarobkach. Pracodawcy mają czas do wyznaczonej daty, aby w pełni dostosować swoje wewnętrzne procedury i praktyki rekrutacyjne do nadchodzących wymagań.

Obowiązki pracodawcy w zakresie informowania o wynagrodzeniu

Zgodnie z nowo wprowadzonymi przepisami, pracodawca będzie miał bezwzględny obowiązek przekazania kandydatowi do pracy szczegółowych informacji o warunkach finansowych związanych z oferowanym stanowiskiem. Informacja ta musi precyzyjnie określać proponowane wynagrodzenie, wskazując jego początkową wysokość lub wyraźny przedział wynagrodzenia, potocznie określany jako widełki płacowe. Co więcej, pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia w tej informacji wszystkich składników wynagrodzenia, a nie tylko jego części zasadniczej, co zapewnia kandydatom pełen obraz potencjalnych zarobków. Ustalenie wysokości lub przedziału wynagrodzenia musi być oparte wyłącznie na obiektywnych i neutralnych kryteriach, ze szczególnym naciskiem na przestrzeganie zasady równego traktowania i równości płci, co wymaga od pracodawcy możliwości merytorycznego uzasadnienia proponowanej stawki. Ponadto, w sytuacji gdy pracodawca podlega układowi zbiorowemu pracy lub posiada własny regulamin wynagradzania, ma on obowiązek udostępnienia kandydatowi odpowiednich postanowień tych dokumentów, które bezpośrednio wpływają na wysokość i zasady ustalania jego wynagrodzenia.

Terminy i formy przekazywania informacji

Informacje dotyczące wynagrodzenia muszą zostać przekazane kandydatowi w formie pisemnej, to jest papierowej lub elektronicznej, i to z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Taki wymóg ma na celu umożliwienie kandydatom prowadzenie w pełni świadomych, transparentnych i merytorycznych negocjacji płacowych. Przepisy precyzują trzy kluczowe momenty, w których te dane o wynagrodzeniu powinny zostać udostępnione, dając pracodawcy pewną elastyczność w ich przekazywaniu. Idealnym i preferowanym momentem jest umieszczenie tych informacji bezpośrednio w ogłoszeniu o naborze na dane stanowisko. Jeśli widełki płacowe nie zostały opublikowane w ogłoszeniu, konieczne jest przekazanie ich kandydatowi przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej. Ostatecznym terminem, po którym przekazanie informacji staje się obligatoryjne, jest moment przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli nie zostały one przekazane wcześniej.

Należy jednak stanowczo podkreślić, że nowelizacja nie nakłada wyłącznego obowiązku publikowania widełek tylko i wyłącznie w ogłoszeniu o pracę. Kluczowe jest zapewnienie, aby kandydat miał realną możliwość zapoznania się ze wszystkimi warunkami wynagrodzenia, zanim podejmie ostateczną i świadomą decyzję o przyjęciu oferty zatrudnienia.

Zakaz dyskryminacji i ochrona prywatności

Nowe regulacje wprowadzają również bardzo ważne zasady dotyczące sposobu prowadzenia rekrutacji, skupiające się na ochronie kandydatów przed dyskryminacją i naruszeniem prywatności. Jednym z najbardziej przełomowych elementów jest wprowadzenie zakazu żądania od kandydatów informacji o ich dotychczasowym wynagrodzeniu uzyskanym w ramach obecnego lub poprzedniego stosunku pracy. Ten zakaz ma fundamentalne znaczenie dla przeciwdziałania utrwalaniu nierówności płacowych i zapewnienia, że nowa stawka jest ustalana na podstawie wartości stanowiska, a nie historii zarobkowej kandydata. Ponadto, pracodawcy są zobligowani do stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk, co oznacza odejście od nazw, które sugerują określoną płeć, na rzecz form opisowych lub podwójnych (na przykład “specjalista/specjalistka”). Obowiązek ten stanowi część szerszego wymogu prowadzenia całego procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący, co musi być przestrzegane w odniesieniu do wszelkich chronionych kryteriów, takich jak wiek, płeć czy niepełnosprawność. Użycie w ogłoszeniu zwrotów w rodzaju „szukamy młodej dziewczyny do obsługi biura” będzie mogło być uznane za naruszenie zakazu dyskryminacji ze względu na wiek i płeć.

Kluczowe działania przygotowawcze dla pracodawców do 24.12.2025 r.

Aby pomyślnie wdrożyć nowe wymogi prawne i uniknąć ryzyka sankcji, pracodawcy powinni niezwłocznie podjąć szereg działań przygotowawczych, ponieważ data wejścia w życie przepisów zbliża się nieuchronnie. Po pierwsze, konieczne jest opracowanie i wdrożenie szczegółowych procedur wewnętrznych dotyczących sposobu informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu, upewniając się, że informacja ta zostanie przekazana najwcześniej jak to możliwe, lecz bezwzględnie przed podjęciem przez kandydata decyzji o przyjęciu oferty zatrudnienia. Po drugie, należy przeprowadzić gruntowny przegląd i ewentualną modyfikację regulaminów wynagradzania oraz systemów premiowania, tak aby mieć pewność, że kryteria płacowe są w pełni obiektywne, transparentne i neutralne płciowo, a odpowiednie postanowienia tych regulaminów są gotowe do udostępnienia. Po trzecie, bezwzględnie wymagane jest ujednolicenie nazewnictwa wszystkich stanowisk w ogłoszeniach, dokumentach wewnętrznych i umowach, aby zapewnić pełną neutralność płciową. Na koniec, kluczowe jest przeprowadzenie szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników działu rekrutacji w zakresie niedyskryminacyjnego prowadzenia procesów naboru, ze szczególnym uwzględnieniem zakazu zbierania i wykorzystywania danych dotyczących historii wynagrodzenia kandydatów.

Podsumowanie

Wejście w życie przepisów o jawności wynagrodzeń w grudniu 2025 roku jest krokiem w kierunku ustanowienia bardziej transparentnego i równego rynku pracy w Polsce. Choć nowelizacja ta nie stanowi bezpośredniej implementacji Dyrektywy UE 2023/970 (która również ma na celu wzmocnienie równości płac), jest ona kluczowym mechanizmem promującym przejrzystość w procesie rekrutacji.