Wraz z wejściem w życie przepisów RODO, doszło do powstania wielu wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników i rekrutujących się kandydatów. Pojawiły się pytania dotyczące kwestii tego, jakie konkretnie dane mogą być pozyskiwane, czego potencjalny pracodawca nie może żądać od kandydata oraz jak długo można je przechowywać. W związku z wątpliwościami, po przeprowadzeniu konsultacji publicznych, Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał poradnik RODO dla pracodawców, w którym zostały omówione m.in. poniższe kwestie.
Poszukiwanie kandydatów do pracy
Proces rekrutacyjny zawsze będzie wymagał od kandydata udostępnienia danych osobowych. Pracodawca powinien gromadzić dane jedynie ściśle związane z zatrudnieniem. Przede wszystkim, można żądać informacji dotyczących wykształcenia, doświadczenia zawodowego oraz danych identyfikacyjnych. Ogólnie rzecz ujmując, wszelkich informacji potrzebnych do zawarcia umowy z kandydatem. Nie można pozyskiwać danych wykraczających poza wyżej wskazany związek z zatrudnieniem.
Czas przechowywania danych osobowych rekrutujących się kandydatów
Czas przechowywania ww. danych osobowych nie został dokładnie określony przez RODO. Można zatem przyjąć, że dane należy przechowywać tylko na czas trwania rekrutacji oraz zatrudnienia. Dłuższy czas gromadzenia danych powinien być przez pracodawcę uzasadniony. Może zdarzyć się sytuacja, w której pracodawca nie będzie zainteresowany zatrudnieniem kandydata w danym czasie. Przechowywanie informacji o kandydacie w celach przyszłych rekrutacji może nastąpić wyłącznie za jego zgodą. W przypadku, gdy pracodawca nie prowadzi rekrutacji, a otrzyma CV, powinien usunąć dane jeśli nie zamierza przeprowadzać rekrutacji.
Rozmowa kwalifikacyjna jako sposób pozyskiwania danych
Należy pamiętać o tym, że dane kandydata są pozyskiwane nie tylko poprzez list motywacyjny czy CV, ale również w trakcie spotkania pracodawcy z potencjalnym pracownikiem. Jak wyżej wspomniano, należy pozyskiwać informacje związane z możliwym zatrudnieniem. Trzeba unikać pytań o charakterze osobistym takim jak sytuacja rodzinna kandydata, kwestia orientacji seksualnej, wyznania czy poglądów politycznych.
Nasuwa się pytanie, czy pracodawca może sprawdzić kandydata na przykład kontaktując się z ukończoną przez niego szkołą lub poprzednimi miejscami pracy. i tu stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest nieco zaskakujące.
Co do zasady pozyskanie danych od uczelni wyższej następuje wyłącznie poprzez udostępnienie ich przez kandydata, które jest całkowicie dobrowolne. Oznacza to, że pracodawca nie powinien wymagać dodatkowych informacji weryfikującej ani uzależniać swojej opinii o kandydacie od braku zgody. Takie rozwiązanie zostało zawarte w Kodeksie Pracy.
Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych kontakt z poprzednim pracodawcą kandydata również jest niedopuszczalny, chyba że kandydat wyrazi na to odrębną zgodę. Udostępnione przez kandydata referencje nie są równoznaczne z udzieleniem zgody na kontakt z pracodawcą.
Pojawił się również problem pozyskiwania danych o kandydatach wraz z rozwojem mediów społecznościowych. Coraz częściej mamy do czynienia z portalami służącymi do pozyskiwania kontaktów służbowych, czy potencjalnych pracodawców/pracowników. Rejestracja na takim portalu wymaga akceptacji regulaminu i wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez użytkownika. Inaczej sprawa wygląda w przypadku portali nie służących wyżej wymienionym celom. Pomimo udostępniania przez kandydata swojego wizerunku w Internecie, pracodawca nie ma prawa do wykorzystania tego jako bazy danych.
Przechowywanie danych w okresie zatrudnienia
Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca żąda od pracownika danych dotyczących miejsca zamieszkania, numeru PESEL ( lub rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku braku numeru PESEL), danych członków rodziny pracownika koniecznych ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych przez prawo pracy, wykształcenia, dotychczasowego zatrudnienia, numer rachunku bankowego, w przypadku gdy pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Należy pamiętać, że powyższe informacje są poufne i nie mogą być rozpowszechniane bez zgody pracownika. Nie dotyczy to danych kontaktowych związanych ze stanowiskiem.
W trakcie trwania stosunku pracy, pracodawca niejednokrotnie będzie zmuszony do udostępniania danych pracownika, chociażby w przypadku badań okresowych czy przeprowadzanych szkoleń. Wówczas podmiot przeprowadzający szkolenie będzie zobowiązany do przetwarzania danych w powyższym zakresie. Dotyczy to również oferowanych coraz częściej przez pracodawców benefitów. Jako, że korzystanie z dodatkowych usług jest dobrowolne, pracownik musi wyrazić dodatkową zgodę na przetwarzanie danych przez usługodawcę.
Przetwarzanie danych w przypadku innych form zatrudnienia
Podobnie jak w przypadku tradycyjnej formy zatrudnia, jeśli chodzi o zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej, strona powinna przetwarzać dane jedynie w czasie trwania umowy, ewentualnie czas możliwego dochodzenia roszczeń w związku zawartą umową. Tak samo w przypadku zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej.
Więcej informacji związanych z ochroną danych osobowych w procesie rekrutacyjnym, znajdą Państwo w poradniku dla pracodawców przygotowanym przez UODO.
