Remote working - new rules

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie przepisy regulujące wykonywanie pracy zdalnej oraz okazjonalnej pracy zdalnej. Wprowadzony rozdział IIc całkowicie zastąpi funkcjonujące wcześniej przepisy dotyczące telepracy. Regulacja ta jest odpowiedzią nie tylko na doświadczenia pandemii COVID-19, ale przede wszystkim na postępujący rozwój technologiczny, dający zaplecze na realizację obowiązków pracowniczych w formie online.

Zaproponowane zmiany wiążą się przede wszystkim z nałożeniem na pracodawcę szeregu obowiązków, których prawidłowa realizacja wymagać będzie w wielu przypadkach obszernych konsultacji. Niezbędne będzie zatem wparcie prawne dla startupów, czyli podmiotów o uboższym doświadczeniu na rynku pracy, jak i tych bardziej doświadczonych, tj. szpitali.

Zakres zastosowania zmian

W pierwszej kolejności należy wskazać, że przepisy nowelizujące dotyczą tylko i wyłącznie stosunków pracy nawiązanych nie tylko na podstawie umowy o pracę. Z zakresu zastosowania wyłączone są zatem umowy cywilnoprawne, tj. umowy zlecenia, czy umowy o świadczenie usług.

Ograniczenia pracy zdalnej

 Ustawodawca przewiduje istotne ograniczenia możliwości wykonywania pracy zdalnej, wskazując, że wprowadzenie pracy zdalnej nie może obejmować m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, bądź też powodujących intensywne brudzenie.

Ograniczenia te podyktowane są przede wszystkim chęcią zapewnienia pracownikowi bezpieczeństwa na stanowisku pracy.

Jak wprowadzić pracę zdalną?

W przypadku, gdy charakter wykonywanej przez pracownika pracy nie spełnia żadnej ze wskazanych wyżej ograniczeń, wprowadzenie pracy zdalnej jest możliwe zasadniczo na następujących etapach:

• jeśli stron nie łączy stosunek pracy, pracodawca może wówczas uzgodnić z pracownikiem w umowie, że dana praca będzie wykonywana w formie zdalnej. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest określić w umowie jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazać osobę lub organ wykonujący czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną, w tym w szczególności osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem oraz osobę, która jest upoważniona do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej.
• jeśli natomiast strony łączy już stosunek pracy, wprowadzenie pracy zdalnej może nastąpić w następujących sytuacjach:
  • gdy pracodawca uzgadnia z pracownikiem wprowadzenie pracy zdalnej w formie aneksu do umowy o pracę na podstawie zgłoszonego przez pracownika wniosku lub
  • gdy pracodawca kieruje pracownika do wykonywania pracy zdalnej na mocy polecenia.

Wprowadzenie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia:

Jak wskazywano wyżej, w sytuacji gdy pracodawcę i pracownika łączy już stosunek pracy, pracę zdalną można wprowadzić na mocy aneksu do umowy o pracę, w którym pracodawca określi miejsce, termin oraz liczbę dni wykonywania pracy zdalnej. Impuls do tego rodzaju rozwiązania stanowi wniosek pracownika o pracę zdalną.

Co do zasady pracodawca nie jest zobligowany uwzględnić wniosek pracownika, jednakże w przypadku odmowy skierowania pracownika na pracę zdalną musi on poinformować go w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o przyczynie odmowy jego uwzględnienia.

Ustawodawca przewiduje jednak sytuacje, kiedy uwzględnienie wniosku pracownika jest obowiązkowe. Obejmują one w szczególności przypadki gdy wniosek o pracę zdalną składa kobieta w ciąży, osoba wychowująca dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia.

Obowiązek uwzględnienia wniosku nie znajduje jednak zastosowania, jeśli realizacja obowiązków pracowniczych w formie zdalnej nie byłaby możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Chodzi w tym miejscu o sytuacje, kiedy wykonywanie pracy w siedzibie pracodawcy jest bardziej efektywne lub gdy wymaga ono użycia specjalistycznego sprzętu.

Odwołanie pracy zdalnej może co do zasady nastąpić w tym przypadku na mocy wniosku złożonego przez pracownika, bądź pracodawcę.

Kolejnym sposobem na wprowadzenie pracy zdalnej, który stanowi pokłosie pandemii COVID-19 jest polecenie wykonywania pracy zdalnej złożone przez pracodawcę. Skierowanie to może nastąpić w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy od ich odwołania lub w przypadku, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnić pracownikowi bezpiecznych warunków pracy. Skierowanie na pracę zdalną powinno zawierać miejsce, termin i liczbę dni wykonywania pracy zdalnej.

Tego rodzaju polecenie może być cofnięte zasadniczo w każdym czasie, przy zachowaniu co najmniej dwudniowego okresu przejściowego.

Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej

Niezależnie od momentu, w którym pracodawca decyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej, jest on zobligowany przygotować ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w których to określi on m.in. grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, czy zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej.

Określenie ogólnych zasad wykonywania pracy zdalnej może nastąpić, w zależności od tego, czy w zakładzie pracy funkcjonują organizacje związkowe, w formie porozumienia z organizacją związkową, regulaminu, bądź też porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązek zwrotu zapewnienia sprzętu i zwrotu kosztów

Kolejnym obowiązkiem, który ustawodawca nakłada na pracodawcę jest obowiązek zapewnienia pracownikowi sprzętu do realizacji pracy zdalnej, tj. w szczególności laptopa, jak i pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. kosztów usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej, czy instalacji sprzętu służbowego. Należy jednak w tym miejscu zaznaczyć, że obowiązek zwrotu kosztów powstaje również, gdy pracownik korzysta w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych z własnego sprzętu. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty jego eksploatacji.

Największe wątpliwości budzi sposób wyliczeń ww. kosztów. Zasadniczo ustawodawca przewidział, że koszty te mogą być zwracane w postaci ekwiwalentu, bądź ryczałtu. Wskazuje się, że przy ustaleniu wysokości należnych pracownikowi kwot należy mieć na względzie m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy oraz ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Należy jednak podkreślić, że obowiązek prawidłowego oszacowania wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu ciąży na pracodawcy, a zasady wyliczenia kosztów będą podlegać ocenie urzędu skarbowego.

W tym kontekście istotne znaczenie ma również, że pokrycie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi dla pracownika przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ochrona danych osobowych

Następny obowiązek wiąże się z wdrożeniem RODO. Ze względu na to, że pracownik nie świadczy pracy z zakładu pracy, pracodawca ma obowiązek określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Obowiązki w zakresie BHP

W tym zakresie pracodawca zobligowany jest zlecić podmiotom profesjonalnie zajmującym się obsługą BHP firm, sporządzenie oceny ryzyka zawodowego pracowników. Ocena ta powinna uwzględnić wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, uwarunkowania psychospołeczne pracy, przy czym dopuszcza się, sporządzenie uniwersalnych ocen ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk, co do których wprowadza się pracę zdalną.

Dodatkowo przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przeprowadzenia pracownikom w zakresie BHP wstępnego szkolenia. Pracownik potwierdza fakt zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego oraz odbycia szkolenia w zakresie BHP za pomocą stosownego oświadczenia.

Pracodawca powinien również upewnić się przed rozpoczęciem przez pracownika pracy w formie zdalnej, że stanowisko pracy pracownika, spełnia wymogi BHP. W tym względzie niezbędne jest otrzymanie przez pracodawcę stosownego oświadczenia pracownika.

Obowiązek uzyskania oświadczeń pracownika:

W związku z przedstawionymi wyżej obowiązkami pracodawcy, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek uzyskania od pracownika następujących rodzajów oświadczeń:

• zgoda na pracę zdalną;
• zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną;
• znajomość ryzyka zawodowego oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania;
• zapoznanie się z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania;
• potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy;
• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy zdalnej

Status pracownika

Przepisy nakładają na pracodawcę ponadto obowiązek równego traktowania pracowników niezależnie od tego, czy świadczą oni pracę w formie zdalnej, czy stacjonarnej. W tym względzie pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, korzystania z pomieszczeń pracodawcy, czy kontaktu z innymi pracownikami. W dodatku pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansu oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych mniej korzystnie traktowany niż pozostali pracownicy. Nie może też on być również z tego powodu dyskryminowany.

Kontrola wykonywania pracy

Oprócz wskazanych wyżej uprawnień, pracodawca uzyskał prawo do przeprowadzania kontroli w miejscu świadczenia pracy przez pracownika. Zakres kontroli obejmuje w szczególności wywiązywanie się przez pracowników z obowiązków pracowniczych, BHP, przestrzegania wdrożenia procedury RODO.

Czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w porozumieniu z pracownikiem w godzinach jego pracy i nie mogą naruszać prywatności pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Ustawodawca przewiduje możliwość wprowadzenia okazjonalnej pracy zdalnej na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może jednak przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym.

Obowiązki związanie z wprowadzeniem okazjonalnej pracy zdalnej nie dotyczą przede wszystkim zapewnienia pracownikowi sprzętu służbowego oraz zwrotu kosztów. Pracodawca może więc uregulować tę kwestię odmiennie. Na pracodawcy będzie jednak ciążył m.in. obowiązek wdrożenia RODO, czy sporządzenia oceny ryzyka zawodowego pracownika. Kontrola wykonywania pracy zdalnej w zakresie bhp oraz kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywać na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Rozporządzenie wykonawcze

Minister Rodziny i Polityki Społecznej przedstawił na mocy upoważnienia ustawowego projekt rozporządzenia zmieniającego wcześniej obowiązujące rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Celem zmiany rozporządzenia jest dostosowanie brzmienia rozporządzenia do zmian wprowadzonych w Kodeksie Pracy.

Z rozporządzenia wynika obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, która będzie zawierać oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przedstawioną mu oceną ryzyka zawodowego oraz informację o zasadach BHP. Tego rodzaju oświadczenia przechowywane będą w części B akt osobowych pracownika.

Podsumowanie

Podsumowując, wprowadzone na mocy nowelizacji zamiany należy ocenić pozytywnie, niemniej regulacja ta w dalszym ciągu nie daje odpowiedzi na wszystkie pojawiające w związku z pracą zdalną pytania. W celu zapewnienia pełnej obsługi prawnej firm w zakresie nałożonych na pracodawcę obowiązków, niezbędne będzie w tym względzie śledzenie praktyki organów pracy.