Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – nowe obowiązki dla spółek handlowych

Dnia 13 października 2019 r. Ministerstwo finansów uruchomiło Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Utworzenie nowego rejestru nakazuje dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. W związku z tym zmianie uległy przepisy ustawy z dnia 12 kwietnia 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Ustawa), które nakładają na spółki handlowe obowiązek zgłoszenia do CRBR beneficjentów rzeczywistych.

• nowe spółki handlowe, które zostaną utworzone od dnia 13 października 2019 r. – mają 7 dni roboczych od wpisu spółki w KRS na zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do CRBR.
• a do 13 kwietnia 2020 r. obowiązek zgłaszania informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych do CRBR mają wszystkie spółki handlowe zarejestrowane przed datą 13 października 2019 r.

Po dacie 13 kwietnia 2020 r., każdy nowy beneficjent rzeczywisty będzie miał tylko siedem dni od ujawnienia go w Krajowym Rejestrze Sądowym na zgłoszenie się do CRBR.

CRBR jest dostępny pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/. Zgłoszenia do rejestru należy dokonać  za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w oparciu o wzór zgłoszenia udostępniony przez Ministra Finansów, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia do rejestru?

Niektóre firmy mogą nie wiedzieć o obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR. Wynika to m.in. z faktu, że póki co temat nie jest jeszcze bardzo nagłośniony. Inną ważną przyczyną jest to, iż wielu przedsiębiorców błędnie kojarzy, przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jedynie z większymi firmami lub działającymi w sektorze finansowym. Tymczasem powyższe obowiązki obejmują również małych i średnich przedsiębiorców prowadzący biznes np. w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

W praktyce obowiązek zgłoszenia do rejestru dotyczy wszystkich spółek bez względu na rodzaj prowadzonej działalności tj.: spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych (z wyjątkiem spółek publicznych, które już od lat muszą informować na swoich stronach internetowych o akcjonariuszach posiadających więcej niż 5% głosów z posiadanych akcji).

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego

Jednym z trudniejszych zadań, z jakim przyjdzie się zmierzyć przedsiębiorcom, będzie ustalenie beneficjenta rzeczywistego. Ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego jest skomplikowana i swoim zakresem obejmuje w sposób bardzo szeroki liczne podmioty i osoby fizyczne, co również wśród specjalistów w tej dziedzinie wzbudza ożywione dyskusje.

Definicja beneficjenta rzeczywistego znajdującej się w art. 2 ust. 2 pkt 1 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i stanowi, iż:

Beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym:

a) beneficjent rzeczywisty osoby prawnej:

w przypadku klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego:

• osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej, − osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398 i 650),
• lub osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,beneficjent rzeczywisty trustu

w przypadku klienta będącego trustem: − założyciela, − powiernika, − nadzorcę, jeżeli został ustanowiony, − beneficjenta, − inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem,

b) beneficjent rzeczywisty w działalności gospodarczej

w przypadku klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taki klient jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

c) beneficjent rzeczywisty w fundacji

Ustawa nie reguluje kwestii zgłoszenia do rejestru fundacji, lecz odsyła nas do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r., która wskazuje, iż kryteria dotyczące trustów stosuje się odpowiednio do fundacji prywatnych, a zatem podmioty prawne takie jak fundacje i porozumienia prawne podobne do trustów powinny podlegać tym samym wymogom. Zgodnie z powyższym za beneficjenta rzeczywistego fundacji uznać można osobę fizyczną będącą fundatorem, nadzorcą, beneficjenta fundacji lub inne osoby sprawujące kontrolę nad fundacją.

Co to oznacza w praktyce ?

Reasumując, w praktyce oznacza to, iż beneficjentem rzeczywistym jest wyłącznie osoba lub osoby, które posiadają realne uprawnienia w zakresie wywierania decydującego wpływu na czynności albo działania danego podmiotu. W celu ustalenia beneficjenta rzeczywistego z pomocą przychodzą nam poniższe wskazówki, przygotowane przez ustawodawcę:

• Jeżeli Klient posiada akcjonariuszy/udziałowców, należy dążyć do ustalenia osób fizycznych, którym łącznie przysługuje powyżej 25% udziałów/akcji Klienta (także pośrednio poprzez akcje / udziały w innych podmiotach występujących w strukturze właścicielskiej) lub osób, które posiadają względem Klienta uprawnienia przysługujące jednostkom dominującym, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości, tj. jednostką będącą spółką handlową lub przedsiębiorstwem państwowym, sprawującą kontrolę nad jednostką zależną.
• Jeżeli Klient nie posiada akcjonariuszy/udziałowców, należy dążyć do zidentyfikowania osób, którym przysługuje powyżej 25% głosów w organie stanowiącym klienta np. głosy w Zarządzie/Radzie fundacji, lub osób, które posiadają względem Klienta uprawnienia przysługujące jednostkom dominującym, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości, tj. jednostką będącą spółką handlową lub przedsiębiorstwem państwowym, sprawującą kontrolę nad jednostką zależną.
• Jeżeli kontrolę nad klientem sprawuje spółka giełdowa, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego – nie ma obowiązku wskazywania osób fizycznych sprawujących kontrolę nad tą spółką.
• Dla jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej takich jak: spółki jawne, komandytowe oraz komandytowo-akcyjne dla których ustawodawca nie sprecyzował definicji beneficjenta rzeczywistego, wydaje się że należy przede wszystkim stosować definicję ogólną, która kładzie nacisk na wywieranie decydującego wpływu na działania spółki.

Jeżeli natomiast nie istnieją osoby fizyczne spełniające powyższe warunki i zostanie to odpowiednio udokumentowane oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub w przypadku gdyby wykonanie tego obowiązku nie było możliwe lub utrudnione, to w wtedy za beneficjentów rzeczywistych uznawane będą osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowiska kierownicze w strukturze podmiotu dominującego w danej grupie kapitałowej.

Brak możliwości ustalenia beneficjenta rzeczywistego można udokumentować np. poprzez potwierdzenie, że nie ma osób fizycznych spełniających kryteria określone w Ustawie lub wskazanie podstawy prawnej, która uzasadnia brak możliwości przekazania wymaganych danych.

Jakie dokumenty mogą być pomocne w ustaleniu beneficjenta rzeczywistego?

Chcąc ułatwić sobie zadanie w ustaleniu beneficjenta rzeczywistego, a przy tym zachować należytą staranność, którą nakazuje ustawa, sugerujemy posłużenie się m.in. poniższymi dokumentami i informacjami:

• umowa spółki, sprawozdanie finansowe, statut spółki, KRS, struktura organizacyjna spółki, inne informacje, dane, dokumenty pochodzące z niezależnych i wiarygodnych źródeł;
• dokumenty rejestrowe spółki kontrolującej 25% akcji/udziałów Klienta (jeżeli zawierają dane o udziałowcach), Umowa/statut spółki sprawującej kontrolę nad Klientem – w przypadku spółek z kapitałem zagranicznym;
• BIP, pełnomocnictwa – w przypadku spółek z udziałem Skarbu Państwa.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków ustawowych

Niewywiązanie się przez spółkę z obowiązku zgłoszenia beneficjenta do rejestru zagrożone jest karą pieniężną do 1 000 000 zł.

Jednocześnie osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji ponosić będzie  odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych, a także niezgłoszeniem w ustawowym terminie danych i zmian danych objętych wpisem do rejestru, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji nie ponosi odpowiedzialności.

Na tym etapie nie jest oczywiście jasne, jakie sankcje będą w praktyce stosowane, ale trzeba mieć na uwadze literalną treść przepisów.

Konkluzje

Mając na uwadze niezbyt jasne zapisy ustawy dotyczące beneficjentów rzeczywistych, pozostaje nam liczyć jedynie na doprecyzowanie tej definicji w przyszłości poprzez nowelizację Ustawy. Być może Ministerstwo Finansów podejmie się próby opracowania dokładniejszych wskazówek dla przedsiębiorców i dodatkowo podejmie należyte działania mające na celu dotarcie z informacją do wszystkich zainteresowanych.

Problem ochrony danych osobowych (RODO)

O tym jak wygląda kwestia ochrony danych osobowych, gromadzonych w CRBR i jak ma się ona do przestrzegania przepisów RODO, dowiedzą się Państwo w kolejnym wpisie na naszym blogu.